Dùng công nghệ số để giảm tải cho cán bộ, công chức và người lao động

Cơ quan mẫu của Bộ TT&TT

Hội nghị tổng kết công tác văn phòng năm 2023 và triển khai nhiệm vụ năm 2024 vừa diễn ra chiều ngày 9/1 theo hình thức trực tiếp kết hợp trực tuyến với 3 điểm cầu ở 3 miền, dưới sự chủ trì của Bộ trưởng Bộ TT&TT Nguyễn Mạnh Hùng.

Cùng dự hội nghị còn có Thứ trưởng Bùi Hoàng Phương, đại diện lãnh đạo một số cơ quan, đơn vị thuộc Bộ và tập thể lãnh đạo, công chức, người lao động của Văn phòng Bộ.

Với hơn 100 nhân sự ở 3 miền, năm vừa qua Văn phòng Bộ TT&TT đã làm được khối lượng công việc lớn. (Trong ảnh: Bộ trưởng Nguyễn Mạnh Hùng chụp ảnh lưu niệm cùng đội ngũ Văn phòng Bộ)

Với hơn 100 nhân sự làm việc tại Hà Nội, TP.HCM và Đà Nẵng, Văn phòng Bộ đã hoàn thành khối lượng công việc tương đối lớn, trên nhiều mặt công tác, từ nhân sự; tham mưu, tổng hợp; văn thư lưu trữ và kiểm soát thủ tục hành chính; hành chính, lễ tân, khánh tiết, tài chính kế toán; đến chuyển đổi số nội bộ.

Theo Thứ trưởng Bùi Hoàng Phương, bên cạnh việc tạo ra nhiều thay đổi về cảnh quan, cơ sở vật chất và các hoạt động gắn kết những cơ quan, đơn vị trong Bộ TT&TT, Văn phòng Bộ cũng đã có tiến bộ trong công tác chuyển đổi số, ở cả 2 mảng việc chuyên môn và hoạt động hằng ngày.

Thống kê cho thấy, số nhiệm vụ Văn phòng Bộ theo dõi, đôn đốc trong năm 2023 là hơn 1.829, tăng 48,8% so với năm 2022. Đơn vị đã làm thủ tục tiếp nhận 37.782 văn bản gửi đến Bộ, tăng 12,4% so với năm 2022; cấp số, phát hành 9.900 văn bản, với trên 3.400 văn bản cả đi và đến được xử lý ngoài giờ hành chính; số hóa 22.000 trang tài liệu...

Thứ trưởng Bộ TT&TT Bùi Hoàng Phương nhận xét, năm 2023, Văn phòng Bộ đã có tiến bộ trong công tác chuyển đổi số, ở cả 2 mảng việc chuyên môn và hoạt động hằng ngày. (Ảnh: Lê Anh Dũng)

Riêng về chuyển đổi số, cùng với việc áp dụng hình thức điểm danh gương mặt qua ứng dụng AI, hệ thống quản lý điều hành qua ứng dụng di động - app QLĐH đã thu kết quả tích cực bước đầu. App QLĐH đã có hơn 2,5 triệu lượt sử dụng, tăng gấp 4 lần so với năm 2022, với 100% cơ quan, đơn vị trong Bộ sử dụng. Không chỉ đăng ký phòng họp, đặt phương tiện hoàn toàn qua app, ứng dụng QLĐH còn hỗ trợ công việc của các cán bộ, công chức, người lao động.

Hệ thống theo dõi việc thực hiện các nhiệm vụ của Bộ TT&TT hỗ trợ giảm thiểu tối đa thời gian và nhân lực theo dõi và rà soát nhiệm vụ, từ chỗ cần từ 6 - 7 người và làm thủ công mất khoảng 3 - 4 tiếng thì nay chỉ cần 1 người và chỉ mất 5 phút để xuất báo cáo theo dõi nhiệm vụ định kỳ.

Luôn nghĩ cách để công chức, người lao động đỡ vất vả

Đánh giá cao nỗ lực của tập thể Văn phòng Bộ, người đứng đầu ngành TT&TT cũng nói thêm, Văn phòng làm tốt được chủ yếu là do có các đơn vị, cơ quan trong Bộ, ngành hỗ trợ.

Chỉ ra 2 nhóm việc chính của Văn phòng Bộ là tham mưu và hậu cần, Bộ trưởng Nguyễn Mạnh Hùng nhắc nhở cơ quan này phải hài hòa, đều tay giữa 2 nhóm công việc này. Đồng thời, đề nghị tập thể Văn phòng Bộ thân thiết và hỗ trợ nhau; qua công việc, cán bộ nhân viên trở nên gần gũi, gắn kết.

Văn phòng gần Bộ trưởng và lãnh đạo Bộ, vì thế Bộ trưởng rất lưu ý Văn phòng trong việc cẩn trọng khi phát ngôn và sử dụng vai trò điều phối công việc của Bộ theo chỉ đạo của Bộ trưởng và lãnh đạo Bộ.

Ngoài việc lưu ý về phẩm chất cần có của người làm văn phòng là tin cậy, tận tâm, Bộ trưởng cũng chỉ đạo quan tâm đến việc trẻ hóa đội ngũ, và đặc biệt là phải luôn nghĩ cách để người trong Bộ, trong đơn vị đỡ vất vả hơn bằng việc sử dụng nhiều hơn công cụ, công nghệ số.

Bộ trưởng Nguyễn Mạnh Hùng mong Văn phòng Bộ luôn giữ hình ảnh đẹp, sạch và cảm giác ấm cúng cho Bộ TT&TT, là niềm tự hào của tất cả những người trong ngành. (Ảnh: Lê Anh Dũng)

Bộ trưởng chỉ rõ, là cơ quan nhà nước, Văn phòng trước hết phải làm đúng và cũng cần làm tốt. Làm việc cần chu đáo, để ý từ những việc nhỏ. Đặc biệt, Lãnh đạo đơn vị phải luôn có ý thức đổi mới, làm việc mới hoặc là làm việc cũ theo cách mới.

Qua giải đáp một số kiến nghị của Văn phòng Bộ, Bộ trưởng cũng chỉ đạo các đơn vị trong Bộ một số nội dung như: Việc triển khai các công cụ, công nghệ số thì càng làm sớm càng tốt; các ngành, lĩnh vực cần hình thành ngành dọc để hỗ trợ nhau; giãn thời gian của các hội nghị, không dồn quá nhiều vào quý cuối năm; tăng cường khen thưởng đột xuất người lao động.

Bộ trưởng chỉ đạo Văn phòng quan tâm để hoàn thành các việc lớn như xây dựng hệ thống Dashboard, hệ thống eOffice và bảo tàng số; thay đổi cách tổng hợp và ra thông báo kết luận các cuộc họp; đặc biệt là phân tích sâu số liệu thống kê, đánh giá để có đề xuất nhằm tối ưu các cuộc họp tại Bộ, giảm số lượng, thời gian và nâng cao chất lượng.

Ví nghề văn phòng như giữ bếp nhà, Bộ trưởng cho rằng thời gian qua Văn phòng Bộ giữ được Bộ sáng, đẹp, ấm cúng và được lưu giữ trong tâm trí nhiều người là rất tốt. “Việc này tưởng nhỏ nhưng không dễ! Phải rất xuất sắc mới làm tốt được việc nhỏ. Việc nhỏ mà làm xuất sắc thì mới thực sự xuất sắc. Việc nhỏ làm được thì việc lớn mới thành công”, Bộ trưởng nhắn nhủ thêm với người làm văn phòng.